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Tél : 04 94 35 39 96

Les Dix Engagements de Votre Syndic FNAIM

  • Administrer votre immeuble conformément aux dispositions légales et réglementaires, dans le respect des recommandations de la Commission Relative à la Copropriété du Ministère de la Justice.
  • Garantir la transparence de l'ensemble des rémunérations précisées par le contrat de syndic.
  • Présenter au syndicat des copropriétaires un comparatif annuel des charges prévisionnelles de l'année en cours et des charges réelles de l'année précédente.
  • Assurer la qualité, l'efficacité et la rigueur de l'équipe professionnelle responsable de la gestion de votre immeuble.
  • Répondre dans les meilleurs délais aux demandes d'information et aux réclamations relatives aux patries communes et équipement communs de votre immeuble.
  • Vous proposer le seul contrat type de syndic FNAIM élaboré avec les principales associations représentatives des copropriétaires.
  • Informer les copropriétaires des travaux nécessaires à la bonne conservation de l'immeuble, et négocier en toute transparence les devis, contrats et marchés en concertation avec le conseil syndical.
  • Associer le Conseil Syndical à la gestion de la copropriété et à la préparation des Assemblées Générales.
  • Informer les copropriétaires de l'existence des Instances Nationales et Locales de Médiation et des possibilités de saisine.
  • Envoyer nos collaborateurs en formations permanentes afin de vous garantir notre professionnalisme.

LES OUTILS DU SERVICE SYNDIC

Le Cabinet PONEL afin d'optimiser la gestion des copropriétés s'est équipé d'outils modernes et performants :

  • Système informatique en réseau
  • Logiciels informatiques spécifiques à la gestion
  • Système de gestion électronique des documents
  • Automatisation informatique des suivis d'intervention
  • Abonnements aux revues et sites internet relatifs à l'actualité juridique
  • Cycle permanent de formation des collaborateurs (juridiques, techniques, comptables)
  • Participation aux congrès, salons et rassemblement professionnels

Conformément à la législation, le Cabinet PONEL est titulaire de la carte professionnelle relative à la gestion immobilière et bénéficie d'une garantie financière auprès de la Caisse de Garantie d l'Immobilier (CGAIM) à hauteur de 1 460 000 €.

LA COPROPRIETE ET LA LOI

  • Les Organes de la Copropriété
  • Le Copropriétaire : ses droits, ses obligations
  • Le Syndic : son statut, son mandat, ses pouvoirs, sa responsabilité
  • Convocation et tenue de l'Assemblée générale
  • Le syndic et l'administration de l'immeuble
  • Les comptes de la copropriété

Les organes de la copropriété

1 - LE COPROPRIETAIRE

Etre copropriétaire, c'est être « propriétaire d'un lot ».

La particularité du lot de copropriété est d'être composé de manière indissociable :

  • d'un élément privatif, réservé à l'usage exclusif d'un copropriétaire (les parties privatives sont définies par le règlement de copropriété) et d'une quote-part indivise des parties communes de l'immeuble, également définies par le règlement de copropriété, dont chaque copropriétaire est titulaire, et qui est exprimée en tantièmes.

2 - LE SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES

La collectivité des copropriétaires forme le syndicat des copropriétaires qui est doté de la personnalité civile.

Celui-ci a pour objet la conservation de l'immeuble et l'administration des parties communes et des équipements communs.

3 – L'ASSEMBLEE GENERALE DES COPROPRIETAIRES

L'assemblée générale est l'organe d'expression du syndicat des copropriétaires. Elle est constituée de l'ensemble de ceux-ci. Elle a seule le pouvoir de décider.

Chaque copropriétaire détient autant de voix qu'il possède de tantièmes dans les parties communes de la copropriété.

Les modalités de vote : l'assemblée générale prend ses décisions à des majorités différentes selon l'importance des sujets évoqués par exemple:

Majorité simple, majorité des tantièmes présents et représentés notamment :

  • Acte d'administration courante (par exemple : approbation des comptes) ;
  • Travaux d'entretien et de conservation des parties communes. Ceux-ci constituent les travaux nécessaires au maintien en l'état de l'immeuble et leur décision doit être prise facilement.

Majorité absolue, majorité de tous les tantièmes notamment :

  • autorisation donnée à certains copropriétaires de réaliser à leurs frais des travaux affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble
  • Nomination du syndic et des membres du conseil syndical, révocation de ceux-ci ;
  • Modalités de réalisation des travaux rendus obligatoires ;
  • Travaux d'économie d'énergie amortissables en moins de dix ans ;
  • Travaux d'installation d'antennes collectives ou d'un réseau câblé ;
    • Double majorité, majorité des copropriétaires en nombre représentant des tantièmes notamment :

      • Vente des parties communes ;
      • Travaux d'amélioration, bien qu'utiles à l'immeuble, ne sont pas indispensables à son maintien en état ; ils lui apportent un plus ou un mieux.

      Si toutefois le quorum nécessaire au vote de la majorité absolue n'était pas atteint l'article 25 -1 de la loi permet sous certaines conditions de procéder à un second vote à la majorité simple.

      Dans certains cas, la loi prévoit qu'une deuxième assemblée générale peut prendre des décisions à des conditions de majorité différentes.

      Les décisions prises par l'assemblée générale sont consignées dans un procès verbal qui doit comporter le texte de chaque résolution, indiquer le résultat du vote, ainsi que « les noms des copropriétaires qui se sont opposés à la décision, de ceux qui n'ont pas pris part au vote et de ceux qui se sont abstenus ».

      4 - L'action en contestation des décisions d'assemblée générale :

      Si une décision a été prise dans des conditions irrégulières, tout copropriétaire absent et non représenté à l'assemblée ou tout copropriétaire opposant peut en demander l'annulation devant le tribunal de Grande Instance dans le ressort duquel est situé l'immeuble, dans le délai de deux mois à compter du de la notification du procès verbal.

      Attention : même une lettre recommandée adressée au syndic est inefficace pour contester une décision d'assemblée générale.

      5 – LE SYNDIC DE COPROPRIETE

      Dès lors qu'une copropriété est constituée (à partir de 2 lots) un syndic est obligatoirement désigné.

      En sa qualité de mandataire, il doit rendre compte de sa gestion à l'assemblée générale au moins une fois par an. Celle-ci se prononce sur les comptes « approbation des comptes » et sur la gestion du syndic « quitus » par deux résolutions différentes.

      Le syndic a trois missions :

      • Il exécute les décisions de l'assemblée générale ;
      • Il administre la copropriété ;
      • Il représente le syndicat des copropriétaires.

      6 – LE CONSEIL SYNDICAL

      Le conseil syndical est un organe de liaison entre les copropriétaires et le syndic. Sa mission est d'assister le syndic et de contrôler sa gestion.

      Il a un rôle consultatif et n'a pas de pouvoir de décision.

      Il doit obligatoirement donner un avis sur des marchés ou contrats dépassant un montant fixé par l'assemblée générale.

      Le copropriétaire, ses droits, ses obligations

      SES DROITS

      • Sur les Parties Privatives

      Chaque copropriétaire dispose de celles-ci, en use et en jouit librement sous deux conditions, celles de ne porter atteinte :

      • ni à la destination de l'immeuble
      • ni aux droits des autres copropriétaires
      • Sur les Parties Communes

      Celles-ci, propriété indivise de tous les copropriétaires, sont affectées à l'usage de tous.

      2 – SES OBLIGATIONS

      • Obligation de Respecter le Règlement de Copropriété

      Il est remis au nouveau copropriétaire par le notaire le jour de l'acquisition. A défaut, il peut se le procurer auprès du notaire rédacteur de l'acte.

      Le copropriétaire qui ne respecte pas le règlement de copropriété engage sa responsabilité.

      • Obligation de Contribuer aux Charges de la Copropriété
      • Obligation de Payer les Charges et les Appels de Fonds

      Le paiement régulier des charges est nécessaire à la vie de la copropriété.

      Le règlement des appels de fonds doit s'effectuer à la date d'exigibilité indiquée sur les appels. Si le copropriétaire ne s'acquitte pas de ses charges, le syndic ne sera plus en mesure de régler les dépenses de l'immeuble. Il pourra user de toutes les voies de droit mis à sa disposition : injonction de payer, saisie, inscription d'hypothèque, mise en vente du lot laquelle requiert une décision d'assemblée générale.

      Le syndic, son mandat, ses pouvoirs, sa responsabilité

      1 - SON MANDAT

      • Principe régissant le contrat de syndic

      Un contrat de mandat définit les attributions du syndic, les conditions de rémunération de ces services :

      Le mandat définit notamment :

      • les prestations relevant de la gestion courante du syndic ;
      • les prestations particulières que le syndic peut être amené à fournir au cours de son mandat.

      En cas de démission, le syndic doit informer chaque copropriétaire par lettre recommandée avec un préavis de trois mois.

      • Rémunération

      Les honoraires du syndic sont libres et fixés par l'assemblée générale, à la majorité des membres présents ou représentés.

      Le syndic ne peut demander ni recevoir, directement ou indirectement, d'autres rémunérations que celles prévues dans son mandat.

      2 - SES POUVOIRS

      Le syndic est amené, d'une part , à agir en tant qu'exécutant des décisions de l'assemblée générale, et d'autre part, à agir en vertu des pouvoirs qu'il détient par la loi.

      Convocation et tenue de l'assemblée générale

      • Qui convoque ?
      • C'est au syndic que revient l'obligation de réunir l'assemblée générale au moins une fois par an.

      Toutefois, le syndic est obligé de réunir l'assemblée dans le cas où la convocation lui est demandée par :

      • le conseil syndical ;
      • un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins le quart des voix de la copropriété.
      • Quelles modalités doit remplir la convocation ?

      Sous peine de nullité de l'assemblée, la convocation doit être présentée par le syndic au moins 21 jours avant la tenue de l'assemblée générale.

      Que doit contenir la convocation ?

      Elle doit préciser :

      • le lieu, le jour et l'heure de l'assemblée ;
      • l'ordre du jour.
      • Quelles sont les obligations du syndic ?

      Il établit le procès verbal

      Le procès verbal est notifié à chacun des copropriétaires :

      • aux absents, opposants à certaines résolutions ainsi qu'aux abstentionnistes ayant émis une réserve sur un vote : par lettre recommandée avec avis de réception dans un délai de deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale. A compter de la réception, tout copropriétaire a la faculté de contester les délibérations en justice dans un délai de deux mois .
      • aux présents et approuvant les différentes résolutions : par lettre simple.

      Le Syndic et l'administration de l'immeuble

      Le syndic administre l'immeuble au nom des copropriétaires : il accomplit l'ensemble des actes assurant la conservation et la bonne gestion de la copropriété.

      Cette autonomie est nécessaire dans la mesure où l'assemblée générale ne peut se réunir en permanence. Elle s'exerce néanmoins sous le contrôle de l'assemblée générale et du conseil syndical.

      1 - Les Assurances

      Le syndic souscrit les polices d'assurances :

      • une assurance multirisques pour les parties communes et la responsabilité civile du syndicat ;
      • en cas de besoin, une assurance dommages-ouvrage.
        • En cas de sinistre, le syndic est habilité à négocier les indemnités dues au syndicat.

          2 - Le recrutement du personnel

          Le syndicat des copropriétaires détermine le nombre et la nature des postes nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété. Le syndic procède au recrutement du personnel et lui donne congé. Il fixe sa rémunération en application des dispositions légales.

          3 - L'entretien de l'immeuble

          C'est au syndic de veiller à l'entretien des parties communes, de passer des contrats avec les entreprises afin d'assurer le bon fonctionnement des services collectifs : ascenseurs, chauffage central, ordures ménagères, espaces verts,...

          4 - Les travaux

          L'exécution des gros travaux de réparation doit être au préalable approuvée par les copropriétaires en assemblée générale.

          Toutefois, en cas d'urgence, ou pour assurer la sauvegarde de l'immeuble, le syndic peut de sa propre initiative, commander l'exécution des travaux indispensables. L'urgence doit être certaine. Le syndic doit alors informer tous les copropriétaires et convoquer très rapidement l'assemblée aux fins de ratification.

          Le syndic doit également consulter le conseil syndical :

          • pour exiger le versement d'acomptes en cas de travaux urgents nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble ;
          • dès lors qu'il passe un marché (travaux non votés par l'assemblée, par exemple) ou un contrat (ascenseur, chauffage,...) dont le montant dépasse une somme fixée par l'assemblée générale.

          5 - Le Syndic et la Trésorerie de la Copropriété

          Différentes obligations comptables et financières s'imposent au syndic :

        • Tenue de la Comptabilité
        • Une comptabilité par un syndicat
        • L'ouverture d'un compte bancaire ou postal ouvert au nom du syndicat sauf avis contraire de l'assemblée Générale.
        • Elaboration d'un budget prévisionnel

        Le syndic est chargé d'établir le budget prévisionnel de la copropriété et de le soumettre à l'assemblée générale.

        • Appels de Fonds

        Le syndic pourra exiger :

        • Le versement de l'avance de trésorerie permanente prévue au règlement ou décidée par l'assemblée générale ;
        • Les provisions nécessaires à l'exécution du budget prévisionnel.
        • Le versement des appels de fonds correspondant aux travaux et calendrier voté par l'assemblée générale.
        • Reddition de comptes :
        • Approbation des comptes

        Le syndic est tenu chaque année de faire approuver par l'assemblée générale les comptes de l'exercice clôturé.

        • Quitus

        Le syndic doit solliciter le « quitus » de l'assemblée à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés qui entraîne la ratification de tous les actes qu'il a pu accomplir.

        6 - Le syndic et la trésorerie de la copropriété

        Il incombe au syndic d'employer tous moyens aux fins de recouvrer les créances du syndicat auprès de chaque copropriétaire, notamment :

        Relance et mise en demeure, commandement de payer, injonction de payer, saisie,... ;

        Prendre toute mesure de nature à garantir le paiement de créance par la prise d'hypothèque légale ou conventionnelle ;

        En cas de mutation, faire opposition sur le prix de vente entre les mains du notaire pour la mise en œuvre du privilège immobilier.

        Les comptes de la copropriété

        1 - LE BUDGET ET APPELS DE FONDS :

        Le budget annuel est voté chaque année lors de l'assemblée générale ordinaire ; il sert de base de calcul aux appels de fonds prévisionnels effectués chaque trimestre

        Les appels de fonds sont adressés aux copropriétaires (voir Détail des appels de fonds) tous les trimestres en ce qui concerne le budget prévisionnel et à la date décidée par l'assemblée générale en ce qui concerne les appels de fonds travaux ou exceptionnels.

        Ils sont payables à la date d'exigibilité indiquée.

        2 - TRAVAUX :

        Préalablement à la commande de travaux votés par l'assemblée générale ou à celle concernant les travaux d'urgence, le syndic procède à l'appel de provisions nécessaires à leur financement.

        Les demandes de règlement que vous recevrez sont à honorer à réception.

        3 - REPARTITION DES CHARGES :

        Les charges sont réparties selon les dispositions du règlement de copropriété ou les dispositions adoptées ultérieurement par l'assemblée générale de la copropriété. La régularisation des charges réelles par rapport aux appels de fonds prévisionnels se fait chaque année à l'arrêté des comptes. Il vous est alors transmis un relevé de charges détaillés, ainsi que votre relevé de comptes personnels.

        4 - MODALITES DE CONTROLE DES COMPTES PAR LES COPROPRIETAIRES SUIVANT L'APPLICATION DE LA LOI DU 31 DECEMBRE 1985 :

        Les copropriétaires qui le souhaitent pourront consulter les comptes au bureau du syndic entre la date de convocation et la tenue de l'assemblée générale appelée à approuver les comptes.

        Lorsqu'un copropriétaire voudra consulter les comptes en dehors de la réunion fixée. Cette démarche devra être faite sur rendez-vous.

        Gestion des sinistres

        Dans tous les cas vous devez avertir le syndic

        Dégâts des eaux :

        Dans tous les cas, il convient de prendre les mesures conservatoires que la situation impose et principalement de procéder à la coupure d'eau dans le cas de fuite sur alimentation d'eau.

        • Dans les parties communes :
          Vous devez prévenir le syndic qui se chargera des déclarations éventuelles et de faire le nécessaire pour la bonne conservation de l'immeuble.
        • Dans les parties privatives

        Vous êtes à l'origine d'un dégât des eaux : Vous devez prendre les mesures d'urgence (coupure des alimentations d'eau, etc.,...). Si l'origine de la fuite d'eau est inconnue, vous devez prévenir le syndic afin qu'il fasse procéder à une recherche de fuite. Etablissez un constat dégâts des eaux amiable avec la personne qui subit le sinistre et en adresser copie au syndic.Vous subissez un dégât des eaux : Essayez de déterminer l'origine du sinistre et, éventuellement, remplissez un constat dégâts des eaux amiable avec la personne qui est à l'origine du dégât des eaux et en adresser copie au syndicDans tous les cas vous devez avertir votre assureur

        Incendie :

        • Dans les parties communes : prendre les mesures d'urgence usuelles ( pompiers, etc.) et prévenir le syndic qui se chargera des déclarations éventuelles et de faire le nécessaire pour la bonne conservation de l'immeuble.
        • Dans les parties privatives : Prendre les mesures d'urgence usuelles (pompiers, etc.) et prévenir le syndic. Etablir une déclaration de sinistre auprès de votre assureur.

        Quelques regles de vie en copropriété

        La vie en copropriété entraîne l'observation de règles essentielles afin de garantir le bien être de tous et préserver la qualité de vie dans votre immeuble.

        Ces règles empreintes de civisme et de bon sens sont garantes de l'harmonie de votre environnement.

        1 – BRUITS

        La tranquillité de voisins et la votre est assurée:

        • En évitant le volume sonore élevé des téléviseurs, appareils de musique etc.
        • En équipant les pieds de meubles de tampons en feutre
        • En évitant le claquement de portes
        • En évitant tous bruits de 22h00 à 8h00

        2 – LES ENFANTS

        Les enfants sont placés sous la responsabilité de leurs parents et ces derniers doivent veiller à ce que leurs jeux d'entraînent pas de nuisances au voisinage.

        A l'exception des aires appropriées, les parties communes ne sont ni des terrains de jeux ni des aires de réunion.

        3 – LES VISITEURS

        Les visiteurs doivent également respecter les règles en vigueur sur la copropriété. Il appartient donc à chacun d'en avertir les personnes qu'ils accueillent.

        Lors d'une réception, une information dans les parties communes permet d'éviter bien des heurts

        4 – STATIONNEMENT

        Si votre copropriété dispose d'emplacement de stationnement privatif, il convient de respecter ces derniers

        A défaut, le stationnement doit se faire de manière à ne gêner ni la circulation ni les accès aux entrées

        Le stationnement de bateau, remorque, caravane n'est pas autorisé en copropriété

        Les aires de parkings ne peuvent être utilisées comme des ateliers de mécanique ou de station de lavage.

        5 – USAGES DES PARTIES COMMUNES

        Les parties communes hormis une destination particulière (local vélos etc) doivent être laissées libres. On ne peut donc y entreposer des objets personnels ni les utiliser à un usage privé.

        Le respect de la propreté des parties communes facilite leur entretien et contribue à limiter les frais de nettoyage

        6 – ASPECT DE L'IMMEUBLE

        L'aspect extérieur de l'immeuble doit être respecté, toutes modifications (changement de volets, fenêtres, installation de stores ou pare-vue, fermeture de balcon etc) doit faire l'objet d'une autorisation de l'assemblée générale)

        L'installation de parabole en façade de l'immeuble est strictement interdite. Si votre immeuble n'est pas équipé d'une réception TV collective, l'installation d'antennes ou de paraboles doit être faite selon les prescriptions du syndic.

        Les pots de fleurs ou jardinières doivent être installés à l'intérieur des balcons et être munis de sous pots afin d'éviter le ruissellement des eaux d'arrosage.

        L'étendage du linge sur les balcons et loggias ne doit pas être visible de l'extérieure.

        7 – ORDURES MENAGERES ET ENCOMBRANTS

        Si votre immeuble est équipé de vide ordures destinées uniquement aux ordures ménagères, il convient

        • D'emballer les ordures ménagères proprement
        • De ne pas y jeter de bouteilles, de cartons ou de liquide

        L'enlèvement des encombrants n'est jamais assurer par les services d'enlèvement d'ordures ménagères. En conséquence l'évacuation des encombrants doit se faire soit par vos propres moyens soit en sollicitant les services municipaux pour connaître les modalités d'enlèvements.

        Le fait de laisser vos encombrants sur la copropriété entraîne un accroissement des charges.

        8 – ANIMAUX

        Les animaux domestiques sont admis. Cependant ces derniers ne doivent pas entraîner de gène pour les résidents. Il convient donc :

        • De ne pas les laisser divagués dans les parties communes
        • Lors de leur promenade, penser à nettoyer leurs « oublis »
        • De limiter les aboiements, miaulements etc qui sont causes de gène pour vos voisins.
        • Que les chiens soient tenus en laisse
        • Que les chiens dits de 1ére catégorie soient obligatoirement muselés

        9 – ESPACES VERTS

        Les espaces verts contribuent à la qualité de votre cadre de vie, il est donc important de les préserver et de.

        • Respecter les plantations
        • De ne pas les utiliser comme des aires de jeux, ni de pique nique

        10 – TRAVAUX

        Les travaux effectués dans les parties privatives ne doivent pas compromettre la solidité de l'immeuble et sont soumis bien souvent à autorisation (renseignements auprès du syndic).

        Lors de travaux il convient de :

        • Respecter les horaires légaux
        • Eviter les bruits excessifs
        • Veiller au respect de la propreté des parties communes
        • Ne pas entreposer dans les parties communes de matériaux ni abandonner les gravats.

        11 – DEMENAGEMENTS

        En cas de déménagement il est nécessaire :

        • D'en informer ses voisins (bruits)
        • De prendre toutes précautions utiles pour éviter des dégradions dans parties communes
        • De ne pas utiliser les ascenseurs comme monte-charges
        • De ne pas abandonner les objets personnels, meubles etc